Profesjonalnie, sprawnie, przyjaźnie

Powołanie Wydziału Obsługi Mieszkańców ma na celu ujednolicenie i podniesienie jakości obsługi Mieszkańców Miasta Stołecznego Warszawy w zakresie kierowania wniosków w sprawach indywidualnych wymagających decyzji administracyjnych oraz w zakresie obsługi korespondencyjnej mieszkańców z Urzędem Miasta Stołecznego Warszawy.

Powstanie WOM ma ukształtować w strukturach administracyjnych miasta nowe standardy, przyczyniające się do stworzenia profesjonalnej, sprawnej i przyjaznej obsługi mieszkańców i w konsekwencji doprowadzić do:

• poprawy obsługi obywatela w urzędzie poprzez skrócenie czasu załatwiania spraw i kontrolę terminowości ich załatwiania,
• odciążenia poszczególnych wydziałów merytorycznych dzielnic z funkcji in-formacyjnych oraz przejęcie funkcji szeroko rozumianej "obsługi obywateli": od udzielania informacji i wydania druku do przyjęcia konkretnej sprawy,
• dostosowania czasu pracy do potrzeb interesantów,
• zredukowania liczby wezwań o "uzupełnienie dokumentów".

Przy projektowaniu, WOM jako ogólną zasadę przyjęto rozdzielenie urzędników przyjmujących wnioski i rozpatrujących sprawy w komórkach merytorycznych (nie będzie to dotyczyć spraw z zakresu ewidencji ludności i dowodów osobistych). Ponadto:

• pracownik kontaktujący się z interesantem nie będzie miał wpływu na zała-twianą sprawę,
• pracownik merytorycznie załatwiający sprawę będzie kontaktował się z inte-resantem jedynie, jeżeli wymagać tego będzie charakter i procedura sprawy,
• w zakresie obowiązków WOM pozostawać będzie formalny nadzór i kontrola załatwiania sprawy pod względem terminowości i przestrzegania procedur.

Istotnym przełomem dla funkcjonowania WOM będzie uruchomienie elektroniczne-go systemu obsługi mieszkańców do wspomagania procesów administracyjnych dotyczących załatwiania poszczególnych spraw, a także obiegu tych spraw w urzędzie. W konsekwencji jego powstania nastąpi zmniejszenie lub całkowita elimi-nacja konieczności posługiwania się dokumentami papierowymi (upowszechnianie podpisu elektronicznego). Wpłynie to niewątpliwie z jednej strony na szybkość obsługi obywateli, z drugiej na zdecydowane podniesienie jakości świadczonych usług. Nastąpi to jednak w momencie opracowania i wdrożenia przez wszystkie komórki organizacyjne miasta (biura) stosownych procedur przy załatwianiu poszczególnych spraw.

Trzeba również dodać, że na obecnym etapie rozwoju społecznego interesanci oczekują ponadto, że rozwiązania architektoniczno-przestrzenne miejsc, w których są obsługiwani w urzędach, będą dla nich przyjazne w sensie estetycznym, funkcjonalnym i organizacyjnym. Co więcej - oczekują, że przestrzeń, w której umiejscowione są stanowiska Wydziału Obsługi Mieszkańców będzie otwarta na interesantów, o czytelnym systemie oznakowania oraz łatwym dostępie do informacji.

W naszej dzielnicy stanowiska Wydziału Obsługi Mieszkańców rozmieszczone są w holu urzędu na parterze, gdzie znajduje się również 6 stanowisk dla spraw związanych z ewidencją ludności i dowodami osobistymi. Wydział Obsługi Mieszkańców swoje zadania zaczyna pełnić (z dniem otwarcia) na dwunastu stanowiskach roboczych:

• 3 stanowiska dla komunikacji,
• po 2 stanowiska dla architektury i geodezji,
• po jednym stanowisku dla działalności gospodarczej, ochrony środowiska, inwestycji, finansów i spraw społecznych oraz na punkt informacyjny.

Oprócz bezpośredniej obsługi mieszkańców w Wydziale znajduje się Centrum Operacyjne, do którego będzie spływać wszelka dokumentacja odbierana od interesantów na poszczególnych stanowiskach. W Centrum dokumentacja ta będzie segregowana i rozsyłana do sekretariatów poszczególnych wydziałów i delegatur oraz zbierana z poszczególnych sekretariatów bądź do wysłania, bądź do wydania interesantom na poszczególnych stanowiskach w holu.

Koszt utworzenia Wydziału w Dzielnicy Białołęka wyniósł w roku budżetowym 2003 102.082,23 zł. Istotnymi wydatkami w tej kwocie był zakup przełączników sieci LAN (rozbudowa sieci teleinformatycznej) oraz zakup i montaż regałów na potrzeby archiwum. W bieżącym roku budżetowym planowane wydatki wynoszą 400.000 zł, w tym najwyższa planowana kwota ok. 200.000 zł przeznaczona jest na zakup systemu numerowego. Pozostałe znaczące wydatki to: wybudowanie czterech stanowisk dla WOM (komunikacja), rozbudowa o moduł cyfrowy centrali telefonicznej oraz zakup wyposażenia nowoutworzonych stanowisk dla WOM. Na wymienione zadania w głównej mierze przeznaczona jest planowana kwota 200.000 zł. Planowany całkowity koszt (rok budżetowy 2003 i 2004) stworzenia bazy materialnej dla działalności Wydziału Obsługi Mieszkańców w Dzielnicy Białołęka wyniesie około 500.000 zł.

Informacja nadesłana przez
Urząd Dzielnicy Białołęka