Przeprowadzka biura w Warszawie. Jak to zorganizować?

Relokacja biura: dokładny plan przeprowadzki

Bez względu na to, czy planujesz przeprowadzkę firmy z MŚP, czy dużego przedsiębiorstwa, nie obejdzie się bez dobrego planu. O czym pamiętać przy jego przygotowaniu? Z pewnością miej na uwadze:

1. Wyznaczenie koordynatorów przeprowadzki firmy - każdy etap relokacji biura, od pakowania mienia, przez zabezpieczanie dokumentów czy danych cyfrowych, powinien być dokładnie nadzorowany. Warto zatem zadbać o przemyślane delegowanie zadań oraz wyznaczenie odpowiedzialnych koordynatorów.

2. Przeprowadzenie inwentaryzacji - nim firma rozpocznie pakowanie, powinna zadbać o dokładny spis całego mienia. Od dokumentacji, przez sprzęt IT czy meble biurowe, aż po firmowe gadżety, kuchenne wyposażenie biura i tak dalej. Precyzyjny spis pomoże w ustaleniu, czy w nowym miejscu znalazło się wszystko to, co powinno.

3. Segregację mienia firmy - inwentaryzacja przeprowadzki ułatwi również typowanie mebli, sprzętów i innego wyposażenia, którego firma nie planuje przenosić pod nowy adres. Warto zatem od razu zaznaczyć, co nie będzie potrzebne (bo np. w nowym biurze są już meble, komputery czy wyposażenie kuchenne) i oznaczyć mienie przeznaczone do utylizacji bądź przekazania innemu oddziałowi.

4. Stopniowe pakowanie - pakowanie do przeprowadzki najlepiej jest zacząć przed jej oficjalnym terminem. Podział zadań na części i rozłożenie ich w czasie pozwoli zadbać o normalne, prawidłowe funkcjonowanie firmy. Pakowanie archiwów, nieużywanych gadżetów i wielu innych przedmiotów można zacząć nawet kilka tygodni przed terminem przeprowadzki.

5. Właściwe zabezpieczenie delikatnych przedmiotów - jednym z podstawowych elementów bezpiecznej przeprowadzki biura w Warszawie jest zadbanie o to, by żadna część firmowego wyposażenia nie uległa uszkodzeniu. O ile mniejsze przedmioty można po prostu umieścić w kartonach, o tyle telewizory, monitory, komputery czy meble wymagają już specjalnego podejścia.

   Trzeba więc zorganizować nie tylko kartony do spakowania dokumentów czy drobnych rzeczy, ale też materiały do zabezpieczenia delikatnych przedmiotów. To np. folia bąbelkowa do owijania ekranów czy specjalne koce lub maty przeprowadzkowe, które amortyzują owinięte nimi przedmioty.

6. Formalności - kompleksowa przeprowadzka biura w Warszawie nie może się obejść bez spisania wszystkich koniecznych do realizacji formalności. Oraz oczywiście ich wykonania. A tych nie brakuje: trzeba pamiętać o aktualizacji wpisu (adresu) do CEiDG i KRS, a w przypadku spółki również o uchwale o zmianie adresu spółki. Jeżeli nowa siedziba firmy sprawi, że będzie podlegać pod inny urząd skarbowy, to należy go zaktualizować formularzem VAT-R. Warto też pamiętać o zmianie adresu w social mediach, na stronie internetowej czy w wizytówce Google.

Profesjonalna przeprowadzka biura to klucz do sukcesu

Przeprowadzka na własną rękę w przypadku firm jest szczególnie wymagająca. Trzeba zachować odpowiedni balans między sprawnym pakowaniem czy utylizacją mienia, a zadbaniem o to, by biuro działało w normalnym rytmie. Dochodzi też do tego obowiązek przeprowadzenia właściwej komunikacji całego przedsięwzięcia wśród pracowników, tak, by mieli świadomość zmian i czuli się z nimi bezpiecznie.

Aby mieć pewność, że cały proces przebiegnie w odpowiednim rytmie, warto skorzystać z usług profesjonalnych firm przeprowadzkowych w Warszawie. Ich sprawdzone metody gwarantują sprawną relokację biura i maksymalne odciążenie jego pracowników, dzięki czemu mogą się skupić na swoich standardowych zadaniach. Doskonałym przykładem jest Fortis Przeprowadzki, doświadczona firma oferująca kompleksowe przeprowadzki biur między innymi na terenie Warszawy. Pełna obsługa przeprowadzki może obejmować takie usługi, jak:

• inwentaryzacja dokumentów,

• transport i podłączenie infrastruktury IT,

• demontaż i montaż mebli biurowych,

• pakowanie i wypakowywanie mienia,

• profesjonalne zabezpieczenie delikatnych przedmiotów,

• załadunek i rozładunek w kilku miejscach,

• utylizację zbędnego mienia,

• ubezpieczenie OC.