Kiedy można niszczyć dokumenty biurowe?
Brakuje Ci miejsca w biurze na dokumenty? Sterty papierów zaczynają Cię przytłaczać? A może po prostu chcesz uporządkować archiwum swojego przedsiębiorstwa? Chociaż niszczenie dokumentów to obowiązek wynikający z przepisów prawa nie oznacza to, że możesz pozbyć się wszystkich papierów od razu. W związku z tym istotna staje się kwestia, kiedy można niszczyć dokumenty biurowe. W tym artykule rozwiewamy wszelkie wątpliwości.
Przepisy i okresy przechowywania dokumentów
Zanim zdecydujesz się na zniszczenie jakiegokolwiek materiału, musisz zapoznać się z przepisami, które regulują czas przechowywania określonych dokumentów. Polskie prawo dokładnie bowiem określa, jak długo należy archiwizować poszczególne rodzaje dokumentacji.
-
Zgodnie z ustawą o rachunkowości dokumenty finansowe, w tym faktury, wyciągi bankowe, bilanse, sprawozdania oraz księgi rachunkowe, muszą być przechowywane przez 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
-
Akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać 10 lat, natomiast dla starszych umów okres ten wynosi aż 50 lat.
-
Deklaracje podatkowe i inne dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi także wymagają przechowywania przez okres 5 lat.
Bezpieczne niszczenie dokumentów - jak to zrobić?
Kiedy upływa wymagany okres przechowywania, organizacje powinny zadbać o prawidłowe i bezpieczne zutylizowanie dokumentacji. Nieodpowiednie usunięcie wrażliwych danych może prowadzić do naruszenia przepisów RODO, a także do wycieku newralgicznych informacji. To z kolei może wiązać się z nałożeniem kary finansowej. Aby uniknąć takich problemów, warto powierzyć niszczenie dokumentów Rhenus Office Systems Poland. Firma oferuje kompleksowe rozwiązania, które gwarantują bezpieczeństwo i poufność procesu niszczenia. Tym samym przedsiębiorcy mogą mieć pewność, że ich dokumenty zostaną zutylizowane w sposób, który uniemożliwi ich odzyskanie, np. poprzez zastosowanie specjalistycznego sprzętu, który rozdrabnia materiały na niewielkie kawałki.
Należy pamiętać, że nie każdy dokument można zniszczyć w dowolnym momencie - istnieją określone terminy przechowywania, które muszą być respektowane przez przedsiębiorstwa o różnych profilach działalności. Ważnym elementem procesu utylizacji jest zapewnienie bezpieczeństwa informacji, szczególnie w kontekście ochrony danych osobowych. Współpraca z firmą Rhenus Office Systems Poland to pewność, że proces niszczenia dokumentów przebiegnie sprawnie i bez żadnych komplikacji.
