Księgowość spółki z o.o. w Warszawie. Jak porównać oferty biur rachunkowych?
Żeby porównać oferty księgowości dla spółki z o.o., wyceń ten sam rok w każdym biurze. Podaj liczbę faktur i operacji bankowych w zwykłym miesiącu oraz w szczycie sezonu. Do abonamentu dolicz obsługę pracowników, zamknięcie roku i przewidywane dopłaty za przekroczenie limitu. Poniżej pokazujemy, jak policzyć koszt na konkretnym przykładzie i jakie zapisy sprawdzić przed podpisaniem umowy.
Co biuro rachunkowe liczy jako dokument?
Warszawska spółka usługowa może wystawiać kilkanaście faktur sprzedaży, a jednocześnie mieć dwa rachunki bankowe, kartę firmową i kilkadziesiąt płatności miesięcznie. Właściciel wpisuje do zapytania "30 dokumentów", bo tyle naliczył faktur. Biuro może doliczyć operacje z wyciągów, a przy sprzedaży internetowej także rozliczenia operatora płatności. Dlatego w zapytaniu podaj każdą z tych liczb osobno.
W publicznym opisie usługi dla spółek biuro UKDN wskazuje, że dwie operacje z wyciągu bankowego liczy jako jedną. Przy 60 operacjach oznacza to 30 pozycji w tej części kalkulacji. U innego dostawcy sposób liczenia może być inny. Poproś każde biuro o przeliczenie Twojego przykładowego miesiąca i podanie progu, od którego zmieni się cena.
Osobno zgłoś faktury zagraniczne, rachunki walutowe, sprzedaż przez platformy lub rozliczenia magazynu, jeśli dotyczą Twojej spółki. Pokaż też miesiąc z większą liczbą operacji, np. w okresie wyprzedaży lub przy rozliczaniu większego kontraktu. Oferta przygotowana wyłącznie na podstawie spokojnego miesiąca może zaniżyć koszt w skali roku.
Ile kosztuje pełna księgowość spółki w skali roku?
Koszt roczny to suma opłat miesięcznych, dopłat w miesiącach z większą liczbą operacji oraz usług rozliczanych osobno. Jeśli zmieniasz biuro, do kosztu pierwszego roku dolicz również przejęcie ksiąg, o ile jest płatne. Porównuj kwoty na tej samej podstawie, np. wszystkie netto.
Załóżmy, że spółka zatrudnia dwie osoby, a przez cztery miesiące w roku przekracza limit obu pakietów. Oba biura deklarują ten sam zakres obsługi. Kwoty poniżej służą wyłącznie do pokazania sposobu liczenia.
| Pozycja | Oferta A | Oferta B |
|---|---|---|
| Prowadzenie ksiąg przez 12 miesięcy | 8 400 zł (12 × 700 zł) | 10 800 zł (12 × 900 zł) |
| Obsługa płac dwóch osób | 1 800 zł (12 × 150 zł) | W abonamencie |
| Sporządzenie sprawozdania finansowego | 1 200 zł | W abonamencie |
| Dopłaty w czterech miesiącach | 720 zł (4 × 180 zł) | 320 zł (4 × 80 zł) |
| Łączny koszt roczny netto | 12 120 zł | 11 120 zł |
W tym scenariuszu oferta B kosztuje o 1 000 zł mniej w skali roku. Żeby porównanie było miarodajne, poproś oba biura o pisemne potwierdzenie zakresu. "Obsługa płac" może oznaczać samą listę płac albo szerszą obsługę kadrową. Przy "zamknięciu roku" ustal, kto sporządza sprawozdanie, kto organizuje obieg podpisów i kto zajmuje się zgłoszeniem dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych.
Co powinno znaleźć się w ofercie i umowie?
- Rozliczenie miesiąca. Ustal, do kiedy spółka przesyła dokumenty i kiedy zarząd dostaje kwoty podatków do zapłaty. Zapytaj o zestawienie należności i zobowiązań. Przy wielu kontrahentach taki raport pomaga wychwycić zaległą wpłatę lub nierozliczoną zaliczkę.
- Krajowy System e-Faktur (KSeF). Ustal, kto pobiera faktury, kto je opisuje i kto w razie potrzeby może wystawiać je w imieniu spółki. Ministerstwo Finansów opisuje dostęp do faktur i ich wystawianie jako zakresy uprawnień, które można nadać biuru. Uzgodnij też sposób przekazywania dokumentów spoza KSeF, np. wyciągów i umów, oraz osobę, która odbierze biuru dostęp po zakończeniu współpracy.
- Kontakt i zastępstwo. Sprawdź, kto odpowiada za księgi spółki, jaki jest uzgodniony czas odpowiedzi i kto przejmie sprawy podczas urlopu. Jeśli zależy Ci na spotkaniach w Warszawie, dopytaj, czy na miejscu można porozmawiać z osobą prowadzącą księgi.
- Dopłaty i zakończenie umowy. Poproś o cennik korekt za wcześniejsze okresy, niestandardowych raportów i prac przy przejęciu ksiąg. Ustal termin wydania dokumentów oraz format danych, które spółka dostanie po zakończeniu współpracy.
Jak zmienić biuro rachunkowe w trakcie roku?
Ustal jedną datę przekazania obsługi i przypisz każdemu biuru konkretne okresy. Jeśli zmiana ma nastąpić od 1 lipca, uzgodnij na piśmie, kto zamyka czerwiec, kto przygotowuje dotyczące go rozliczenia wysyłane w lipcu i do kogo trafi faktura korygująca za czerwiec. To trzy różne zadania, które mogą pojawić się już po zmianie biura.
Przed podpisaniem nowej umowy poproś o listę potrzebnych plików. Zwykle warto ustalić przekazanie zestawienia obrotów i sald, wykazu otwartych rozrachunków, rejestrów VAT i ewidencji środków trwałych. Przy zatrudnieniu uwzględnij dokumentację kadrowo-płacową. Nowe biuro powinno wskazać format importu i potwierdzić, czy otrzymane dane wystarczą do kontynuowania ksiąg.
Gotowy mail z prośbą o wycenę księgowości
Wyślij ten sam opis do kilku biur i poproś o dwie kalkulacje miesięczne oraz koszt zamknięcia roku. Poniższą wiadomość uzupełnij danymi swojej spółki.
Dzień dobry, szukamy obsługi księgowej dla spółki z o.o. w Warszawie od [data]. W typowym miesiącu mamy ok. 30 faktur i 60 operacji na dwóch rachunkach. W szczycie jest to ok. 55 faktur i 100 operacji. Zatrudniamy dwie osoby. [Tutaj dopisz informacje o transakcjach zagranicznych lub sprzedaży przez platformy, jeśli dotyczy.] Prosimy o wycenę obu miesięcy netto z podaniem sposobu liczenia dokumentów, zakresu kadr i płac, kosztu sporządzenia sprawozdania rocznego i ewentualnego przejęcia ksiąg. Prosimy też o informację, kiedy po przekazaniu dokumentów zarząd dostanie rozliczenie miesiąca.
Najczęstsze pytania przed wyborem biura
Czy biuro musi mieć siedzibę blisko spółki?
Przy elektronicznym obiegu dokumentów o wygodzie współpracy decydują terminy i sposób kontaktu. Bliskość biura ma praktyczne znaczenie, jeśli regularnie przekazujesz papierowe dokumenty albo chcesz spotykać się z księgowym przy zamknięciu roku. Sprawdź rzeczywiste miejsce i dostępność spotkań przed podpisaniem umowy.
Czy przygotowanie sprawozdania obejmuje złożenie go do KRS?
Zakres zależy od umowy. Poproś o oddzielne wskazanie, kto przygotowuje plik sprawozdania, kto koordynuje podpisanie dokumentów, a kto odpowiada za ich zgłoszenie do repozytorium KRS. Ministerstwo Sprawiedliwości opisuje zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych jako osobną czynność.
O co zapytać, jeśli spółka dopiero zaczyna działać?
Poproś o koszt rozpoczęcia obsługi, stawkę za miesiąc bez sprzedaży i wycenę pierwszego miesiąca po zatrudnieniu pracownika. Dzięki temu zobaczysz, jak rachunek zmieni się wraz z działalnością, zanim zdecydujesz się na dłuższą umowę.
