KSeF a korekty faktur - jak przebiega proces korygowania dokumentów?

Czym różni się korekta w KSeF od tradycyjnej korekty?

W tradycyjnym modelu przedsiębiorca wystawiał fakturę korygującą, a następnie wysyłał ją kontrahentowi - e-mailem, pocztą lub przekazywał osobiście. Kontrahent musiał ją zaakceptować lub potwierdzić odbiór, co często rodziło opóźnienia i nieporozumienia.

KSeF eliminuje te problemy. Faktura korygująca trafia do systemu natychmiast po wystawieniu i automatycznie znajduje się w skrzynce odbiorczej nabywcy. Nie ma potrzeby potwierdzania jej odbioru, a obie strony mogą w każdej chwili sprawdzić dokument w systemie.

To ogromne ułatwienie, ale też zmiana, do której trzeba się przygotować.

Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF?

Proces jest podobny do wystawiania zwykłej faktury ustrukturyzowanej, ale z kilkoma ważnymi różnicami. Oto, jak wygląda to krok po kroku:

1. Przygotowanie danych do korekty

Przed wystawieniem dokumentu trzeba określić przyczynę korekty - czy chodzi o błąd, udzielenie rabatu, zwrot towaru, zmianę ceny, czy może pomyłkę formalną. Każdy przypadek wymaga pełnej informacji, ponieważ system nie dopuszcza niepełnych korekt.

2. Wskazanie faktury pierwotnej

W strukturze FA(2) należy wskazać numer KSeF faktury pierwotnej. To kluczowa różnica w stosunku do tradycyjnych faktur - system wymaga, aby korekta bezpośrednio odwoływała się do oryginału, co zwiększa przejrzystość i eliminuje błędy.

3. Wprowadzenie danych korygowanych

Wymagane jest dokładne wskazanie, które elementy ulegają zmianie. Mogą to być:

• dane ilościowe (np. liczba sztuk),

• dane wartościowe (np. cena jednostkowa),

• dane formalne (np. opis towaru, numer NIP).

System wymaga precyzji - musi być jasne, jakie wartości były pierwotnie i jakie obowiązują po korekcie.

4. Wysłanie dokumentu do KSeF

Po wprowadzeniu zmian faktura jest przesyłana do systemu. Po jej zaakceptowaniu przez KSeF otrzymuje unikalny numer, który jednoznacznie potwierdza jej wprowadzenie do obrotu prawnego.

Nabywca automatycznie ma do niej dostęp - nie trzeba wysyłać jej ponownie czy prosić o potwierdzenie.

Jak rozliczać faktury korygujące w KSeF?

W KSeF obowiązuje zasada, że momentem wystawienia korekty jest chwila jej przesłania i przyjęcia przez system. To oznacza, że:

• dla sprzedawcy korekta jest uwzględniana w rozliczeniach w okresie, w którym została wystawiona,

• dla nabywcy - zgodnie z przepisami o VAT, z uwzględnieniem przyczyny korekty.

Jeśli korekta wynika z błędu formalnego, często nie wpływa na podatek. Natomiast korekta "in minus" lub "in plus" wymaga właściwego ujęcia w rozliczeniach VAT i PIT/CIT - w niektórych przypadkach rozpoznanie może się różnić.

Warto zwrócić uwagę, że KSeF zapewnia dostęp do pełnej historii korekt, co ułatwia kontrolowanie ich wpływu na raporty i deklaracje.

Korekta w KSeF - o czym trzeba pamiętać?

Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze kilka istotnych kwestii:

• Nie ma możliwości usunięcia faktury - można ją jedynie skorygować.

• Wszyscy użytkownicy muszą mieć odpowiednie uprawnienia, aby wystawiać korekty.

• System odrzuci fakturę z błędami formalnymi, co wymaga poprawy dokumentu i ponownej wysyłki.

• KSeF nie obsługuje załączników, dlatego dane muszą być kompletne już w formularzu elektronicznym.

Kiedy warto skorzystać ze wsparcia specjalisty?

Kwestie dotyczące korekt, szczególnie tych wpływających na rozliczenia podatkowe, bywają złożone. W przypadku wątpliwości warto skonsultować je z ekspertem. Doradca podatkowy może pomóc dobrać właściwy sposób ujęcia korekty i upewnić się, że dokumenty są poprawnie zaksięgowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Korygowanie faktur w KSeF jest prostsze i bardziej przejrzyste niż w modelu tradycyjnym, ale wymaga znajomości zasad systemu oraz dokładności przy tworzeniu dokumentów. Kluczowe jest zrozumienie struktury danych, poprawne powiązanie korekty z fakturą pierwotną i prawidłowe rozliczenie jej skutków finansowych. Odpowiednio przygotowana firma uniknie błędów i usprawni proces księgowy, a sam system znacznie ułatwi archiwizację i kontrolowanie dokumentów.