System workflow - 5 jasnych oznak, że bez niego Twoja firma ryzykuje stagnację

1. O kolejnych krokach w procesie pamiętają tylko pojedynczy pracownicy

Pamięć bywa zawodna. Jeśli część procesów w Twojej firmie wciąż na niej bazuje, to każdego dnia Twoja organizacja mierzy się z ryzykiem operacyjnym w czystej postaci. W obliczu tak zbudowanego modelu pracy wystarczy jedna nieobecność, gorszy dzień albo urlop, by posypał się cały workflow.

Im bardziej firma polega na niewidzialnych procedurach czy wiedzy pojedynczych pracowników, tym trudniej ją skalować i uchronić przed błędami. System workflow eliminuje ten problem, porządkując i odwzorowując obieg krok po kroku - od momentu zgłoszenia potrzeby (trigger), przez zatwierdzenia, aż po realizację i archiwizację danych. Procedury są jasno określone, częściowo lub w pełni zautomatyzowane, a proces domknięty, powtarzalny i zdefiniowany.

2. Twój zespół tonie w mailach

Ty lub Twój zespół wciąż zarządzacie wieloma procesami za pomocą maili, komunikatorów i pojedynczych plików? W takim środowisku trudno ustalić, kto za co odpowiada, co zostało wykonane lub - co gorsza - utknęło w cyfrowej poczekalni.

Wdrożenie systemu workflow pozwoli uporządkować komunikację i rozdzielić obowiązki. Każde zadanie w obiegu będzie mieć przypisaną osobę, termin, cel i status, a w razie opóźnień czy błędów pojawi się powiadomienie. W wielu przypadkach proces będzie toczyć się sam, a pracownicy zyskają przestrzeń na realizację zadań strategicznych zamiast żmudnych, powtarzalnych czynności, które, choć niezbędne, pochłaniają masę energii, czasu i nerwów.

3. Dokumenty żyją swoim życiem

Kolejna oznaka dotyczy wszystkich sytuacji, w których np. faktura zginęła, umowa miała być już dawno podpisana, a raport - leżeć na biurku. Nie dość, że generują opóźnienia i koszty, to jeszcze są źródłem frustracji, problemów komunikacyjnych i niesnasek w zespole. Praca w takiej atmosferze nie sprzyja ani produktywności, ani realizacji strategicznych celów.

Wdrażając system workflow w organizacji możesz wyeliminować niepewność i zgadywanie. Każdy dokument, zgłoszenie albo zadanie zyska swoje miejsce, a odpowiedzialność zostanie przypisana konkretnej osobie albo działowi. To zaś oznacza wygodę, oszczędność czasu i optymalizację przepływu danych wraz z towarzyszącymi temu profitami.

4. Monitorowanie i optymalizacja procesów to błądzenie we mgle

W firmach, które nie korzystają z systemu workflow, dane o przebiegu zadań i etapów są zwykle rozproszone, nieaktualne, zależne od subiektywnych raportów, a niekiedy - niedostępne. Pracownicy przekazują sobie informacje ustnie lub mailem, a każda próba zebrania kompletnego obrazu kończy się listą pytań bez odpowiedzi. Taki brak centralizacji danych i narzędzi do ich monitorowania powoduje, że decyzje podejmowane są na bazie intuicji.

Zarządzanie firmą w taki sposób przypomina patrzenie na świat przez zaparowaną szybę. System workflow pozwala przetrzeć taką powierzchnię lub wręcz usunąć szklaną barierę, dostarczając aktualnych informacji w czasie rzeczywistym. Dane o obiegach i procesach w firmie łatwo zidentyfikować, śledzić i analizować, a to przekłada się pozytywnie na rozwój przedsiębiorstwa i możliwość optymalizacji działań operacyjnych.

5. Nawet mała zmiana w procedurze oznacza duży chaos

Jeśli korzystasz z jakichś narzędzi, ale każda korekta w sposobie realizacji zadań wymaga zgłoszenia do działu IT, trzech spotkań i tygodnia czekania na rezultaty, to znaczy, że coś tu nie gra. W dynamicznym środowisku biznesowym taki model przypomina jazdę sportowym samochodem z zaciągniętym hamulcem ręcznym. Zamiast działać, organizacja stoi w miejscu, czekając na wdrożenie modyfikacji.

Dojrzały system workflow daje możliwość natychmiastowego wprowadzania zmian - również w działających obiegach. Formularze, reguły czy ścieżki procesów można modyfikować na bieżąco, nie hamując pracy całego systemu. Dla organizacji oznacza to elastyczność, która realnie przekłada się na sprawność operacyjną.