Bezpieczne przechowywanie dokumentów w Warszawie
Przedsiębiorcy prowadzący biznes w Warszawie wiedzą, że w kwestii bezpiecznego przechowywania dokumentów nie ma miejsca na półśrodki. Duża konkurencyjność sprawia, że poszukują oni coraz częściej sprawdzonych rozwiązań pozwalających na oszczędności czasu i finansów. Co takiego wybierają i czy jest to dobra opcja także dla Twojej firmy? Sprawdź koniecznie.
Archiwizacja dokumentów Warszawa - na czym polega ta usługa?
Archiwizacja dokumentów w Warszawie to usługa, która może Ci się kojarzyć z segregowaniem pism w teczkach i ustawieniem ich w kolejności alfabetycznej na specjalnych regałach.
Warto jednak mieć świadomość, że praca profesjonalnych archiwistów jest bardziej kompleksowa, a ich celem jest nie tylko uporządkowanie, ale i zabezpieczenie Twojej dokumentacji firmowej.
Dzięki nim możesz archiwizować dokumenty w swojej firmie zgodnie z rozporządzeniem UE ws. ochrony danych osobowych (RODO). Archiwum dostosowane zostanie również do polityki bezpieczeństwa informacji, którą wyznacza standard ISO 27001. Jedną z firm zapewniającą takie rozwiązania jest EkoAkta, z której usług korzysta wiele warszawskich przedsiębiorstw.
Co obejmuje usługa archiwizacji dokumentów Warszawa?
Archiwizacja dokumentów składa się na wiele etapów, w tym na:
- klasyfikację i porządkowanie dokumentów,
- odpowiednie oznaczanie dokumentów terminem przechowywania,
- bezpieczne niszczenie dokumentów po wybrakowaniu,
- digitalizację dokumentów, czyli ich skanowanie i tworzenie elektronicznych kopii,
- zabezpieczenie akt przed zniszczeniem na skutek pożaru czy zalania.
Archiwum zewnętrzne jako sposób na bezpieczne przechowywanie akt
Powierzenie przechowywania akt firmom zewnętrznym to rozwiązanie, po które z łatwością możesz sięgnąć. Archiwum zewnętrzne to specjalistyczny magazyn, spełniający szereg rygorystycznych wymagań dotyczących ochrony dokumentów. Przechowywanie akt Warszawa w takim miejscu to wiele korzyści, z których może skorzystać każdy, nawet mała firma.
Jakie są zalety zewnętrznej archiwizacji dokumentów Warszawa?
Przechowywanie akt Warszawa w archiwum zewnętrznym bezsprzecznie odbywa się z wykorzystaniem najwyższego poziomu zabezpieczeń. Zaliczyć można do nich instalacje przeciwwłamaniowe, systemy kontroli temperatury i wilgotności powietrza, monitoring 24/7, a także rozwiązania gwarantujące ochronę przed fizycznymi zagrożeniami, takimi jak pożar czy zalanie.
Taka profesjonalna archiwizacja dokumentów Warszawa wiąże się też z wykorzystaniem systemów informatycznych, gwarantujących szybki dostęp do konkretnych akt. Archiwum zewnętrzne powinno być ubezpieczone na wypadek szkód, a firma, która je prowadzi, z pewnością zapewni szereg usług dodatkowych. Doskonałym przykładem jest zespół wspomnianej już firmy EkoAkta. Gwarantuje on również transport dokumentów, ich digitalizację oraz profesjonalne niszczenie.
Komu polecane są archiwa zewnętrzne do przechowywania dokumentów?
Archiwa zewnętrzne sprawdzą się w przypadku firm każdej wielkości. Jeśli chcesz skupić się na biznesie, zamiast pilnować porządku w dokumentacji, z pewnością jest to opcja również dla Ciebie.
Przechowywanie akt w Warszawie szczególnie polecane jest organizacjom, które potrzebują bezpiecznej archiwizacji dokumentów wrażliwych lub poufnych. Z usług archiwów zewnętrznych chętnie korzystają też firmy z branż regulowanych prawnie. Są one zobowiązane do długoterminowego przechowywania dokumentów w zgodzie z przepisami RODO, a także ustawami odnoszącymi się do konkretnego sektora (przykładem są biura księgowe, podlegające Ustawie o rachunkowości).
Przechowywanie dokumentów w Warszawie z firmą EkoAkta
Jeżeli zależy Ci na solidnym partnerze do obsługi archiwizacji i przechowywania akt w Warszawie, warto rozważyć współpracę z EkoAkta. Firma ta wyróżnia się nowoczesnymi rozwiązaniami technicznymi oraz ścisłym przestrzeganiem obowiązujących norm bezpieczeństwa.
Oferta EkoAkta koncentruje się na bezpiecznym przechowywaniu akt Warszawa w specjalistycznych archiwach z szybkim i wygodnym dostępem do dokumentów na żądanie klienta. Ponadto liczyć możesz na digitalizację czy niszczenie dokumentów. Zespół archiwistów EkoAkta dopasuje model archiwizacji dokumentów do potrzeb Twojej firmy, wystarczy, że się z nimi skontaktujesz.
